同窓会では、平成4年の新名簿発行以来、名簿作成並びに会員情報の提供や開示については「会員限定」と「個人の意思尊重」の2つを柱に、慎重を期して取り扱って参りました。名簿作成会社(株)サラトの全面的な協力もあり、ここまで大過なく経過してきていると思っております。
平成17年4月1日より個人情報保護法が施行されましたが、同窓会としては、会員各位の御指導や御助言をいただきながら、基本的には従来の取り組みを継続して参りたいと存じます。まだまだ不十分な点があると思いますが、なにとぞ御理解と御協力をお願い申し上げます。
なお、以下に従来からの同窓会の取り組みを記載いたしました。
１．会員名簿
(1)本人(家族)の意思を尊重する。(情報の提供、掲載、名簿の購入等)
(2)本人からの返信をもとにして編集する。返信がない場合は、極力追跡調査をし、本人からの情報を得られるよう努める。
(3)最終的に本人からの情報を得られなかった場合は、従来の名簿に記載されている情報を記載する。
(4)本人が情報の記載を拒否した場合は氏名のみを記載する。
(1)名簿購入を希望する同窓会員にのみ限定して頒布する。
(2)代金入金後に名簿を送付する。
(3)その際、会員情報の保護について特に配慮してくれるよう依頼する。
(4)同窓生以外の人や団体、業者等には頒布しない。
２．会員情報の提供、開示
イ. 会員の住所、電話番号、職業等の問い合わせについては、原則として同窓会員からのものに対してのみ情報を提供している。
この場合も、同窓生以外の人、団体、業者等には応じていない。
ロ. 昔の同窓生に関することについては、相手の身元を確かめながら、そのケースに応じて対応している。
(例)在籍していたかどうか、何年卒業か、現在生存しているか、現在どこに住んでいるか、等。
３．㈱サラトとの協力
イ. 同窓会
すべての業務の依頼や連絡、情報処理等はすべて同窓会事務局を通して行う。
ロ. (株)サラト
(1)原則として、東京支社営業課長岡部克己氏を通じて業務依頼、情報交換をすることにしている。
(2)同窓生からの直接の連絡や問い合わせ、業務依頼には応じていない。同窓会事務局を通すようお願いしている。
(3)いわゆる悪徳業者の一覧を同窓会に提供して注意を促している。
(4)同窓会活動のための参考となること、他校の同窓会の活動例等について適切なアドバイスや資料の提供を行い、同窓会活動を側面から協力、援助している。
４．新会員(新卒業生)に対して
卒業式の前日、同窓会入会式を行っております。そのとき話をし、理解してもらい、了解を得ていることは次のようなことです。
イ.卒業と同時に同窓会員になること。
ロ.同窓会活動の概要。
ハ.維持会費納入のお願い。
ニ.住所等変更の場合の連絡、など。